Регулярные медосмотры для офисных работников станут обязанностью работодателя. Нужно ли проходить медосмотр офисным работникам? Должны ли офисные работники проходить медосмотры

Обязательные медосмотры компании должны проводить для офисных работников, работающих за компьютером более половины рабочего времени. Данный вывод содержится в письме Минтруда России 15-2/ООГ-242 от 21.03.14.

В каких случаях медосмотры становятся обязательными?

1. Данная работа (профессия) должна быть учтена в специальном перечне. К таким работам, например, можно отнести лифтеров, крановщиков и т.д. (приложение 2 к приказу Минздравсоцразвития России № 302н от 12.04.11).

2. Если работа сопряжена с вредными или опасными факторами, к которым можно отнести шум, физические нагрузки и др. (приложение 1 к приказу № 302н). Сюда же относят и излучение от компьютера, если сотрудник тратит на свою работу за компьютером более 50% рабочего времени (п. 3.2.2.4 приложения 1 к приказу № 302н). Данное обстоятельство сказывается вредно на здоровье человека, поэтому медосмотры следует проводить не менее одного раза в два года, а именно: необходимо обследование офтальмолога и невролога.

При проведение медосмотра для сотрудников при работе на компьютере можно руководствоваться и пунктом 13.1 Санитарно-эпидемиологических правил и нормативов, утв. постановлением Главного санитарного врача РФ № 118 от 03.06.03.

При проверках трудинспекцией данные рабочие места будут тщательно проверяться. Предполагается, что медосмотры должны проводиться для всех работников, занятых за компьютером. Если фирма нарушит данные требования, ее ждет штраф на основании ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб.

Как избежать медосмотров для данной категории работников? Для этого в трудовом договоре необходимо указать, что работник должен использовать компьютер не более 50% рабочего времени в течение рабочего дня. Данное правило лучше утвердить в приказе или должностной инструкции. Остальное время работы тоже должно быть расписано. К нему можно отнести работу с бумагами, участие в совещаниях, конференциях и т.д.

Если работники прошли медосмотры, сведения о них заполняются в таблице 10 формы 4-ФСС. В связи с тем, что компании отчет по ФСС уже сдали, возникает вопрос: нужно ли делать исправления в отчетах? Как показывает практика, некоторые фонды требуют делать исправления в отчетности. Другие – могут внести исправления в своей базе сами после того, как вы сообщите им недостающие данные. По закону, делать исправления в таблице 10 не входит в обязанность компаний. Эти данные не влияют на размер взносов, но они могут повлиять на .

Куда включать затраты на медосмотры офисных работников?

Расходы на медосмотры для компаний на ОСНО и УСН можно включать в себестоимость (пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо Минфина России от 24.02.14 № 03-11-11/7618). Но чтобы у проверяющих не было вопросов, обязательно в трудовом договоре пропишите условие о работе за компьютером более 50% времени. Инспекторы часто бывают против такого подхода – списывать в расходы затраты на медосмотры. Тогда вам придется отстаивать свое право в суде.

Помимо того, же стоимость медосмотров можно зачесть в уплату взносов от несчастных случаев (приказ Минтруда России 580н от 10.12.12).

Таким образом, при принятии на работу офисных работников, чья деятельность связана с компьютером, обязательно прописывайте условия работы за компьютером в трудовых договорах во избежание споров с инспекторами.

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Минтруда ужесточило требования к проведению регулярных медицинских обследований, обязав работодателя не только организовывать медосмотры для офисных работников, но и оплачивать подобные визиты.

Список «вредных» профессий дополнен

Не секрет, что многие сотрудники обязаны регулярно подтверждать состояние здоровья при помощи медицинских обследований. На основании приказа Минздравсоцразвития с 2012 года в список вошли:

  • подземные, высотные и лесозаготовительные работы;
  • энергетическая отрасль, в том числе предусматривающая работу с высоким напряжением;
  • сферы, где используются опасные вещества;
  • охранная и инкассаторская деятельность, а также другие направления, где возможно применение оружия;
  • общепит и все должности, связанные с продуктами питания;
  • медицина и фармацевтика;
  • учителя, воспитатели детских садов, преподаватели вузов и т.п.;
  • обслуживающий персонал бань, бассейнов и салонов красоты, гостиниц и общежитий;
  • сотрудники авиарейсов и перевозок пассажиров по железной дороге (стюардессы, проводники).

Не так давно этот перечень был дополнен. В него включили клерков, проводящих за компьютером не меньше 50% рабочего времени. На регулярной оценке их здоровья настаивает Минфин (письмо № 15-1/ООГ-4397 от 18.08.15 г.).

Была определена и периодичность прохождения медосмотров для офисных работников – каждые 2 года. При этом работодатель должен не только проследить за тем, чтобы его работники своевременно посетили невролога и офтальмолога, но и оплатить эти визиты.

На заметку. Расходы на медицинские осмотры списываются как материальные как при общей, так и при упрощенной системе налогообложения.

Условия для похода в поликлинику

Как было сказано выше, главным критерием для отправки клерков в поликлинику является работа за компьютером. При этом речь идет только о сотрудниках, которые ежедневно проводят у мониторов не менее половины рабочего дня. В данном случае вредным фактором становится электромагнитное поле широкополосного спектра частот, которое «излучает» компьютер.

Минфином были определены и другие опасные для здоровья человека факторы:

  • производственный шум;
  • низкая температура воздуха;
  • недостаточное качество световой среды, негативно воздействующей на человека.

В ведомстве уверены, что обнаруженные заболевания (катаракта и другие офтальмологические болезни, расстройства вегетативной нервной системы) должны стать поводом для переквалификации сотрудника и введения ограничений на его контакт с компьютером.

Санкции: от штрафов до закрытия предприятия

Замминистра Андрей Пудов из Минтруда убежден, что важно не превратить медосмотры в «филькину грамоту». Конечно, собственное здоровье волнует в большей степени сотрудника, но и работодатель не должен оставаться в стороне.

К сожалению, практика показывает, что не все работодатели ответственно подходят к своим обязанностям. Примерно 15% сотрудников, занятых на вредных производствах, вообще не проходят регулярные осмотры. Об этом летом 2014 года рассказала министр здравоохранения Вероника Скворцова.

Именно поэтому для недобросовестных работодателей было введено «наказание рублем» – такая мера должна дисциплинировать, убеждены в Минтруде.

Тем, кто игнорирует нормы Трудового кодекса и приказ 302-н, отказываясь организовывать и оплачивать медосмотр, планируется выписывать штрафы. При первом нарушении юридическим лицам придется раскошелиться на 130 тысяч рублей, ИП – на 25 тысяч рублей. Злостных нарушителей накажут строже: на 200 и 40 тысяч рублей соответственно.

Важно! Крайней мерой станет приостановка работы предприятия сроком на 3 месяца. Стоит ли говорить, какие убытки потерпит равнодушный к здоровью своих сотрудников руководитель?

Что день грядущий нам готовит?

Многие положения закона сегодня активно оспариваются, в том числе ассоциациями по правам предпринимателей. Одним из пунктов дискуссии стала степень вреда, который может причинять современная техника. Большинство персональных компьютеров сегодня не опасны настолько, насколько это представлено в документе.

Поэтому Минздрав приступил к повторной работе над рекомендациями. Не исключено, что вопрос о том, должны ли проходить медосмотр офисные работники, будет решаться на основании оценки рабочих мест. Если условия труда на конкретном предприятии будут признаны приемлемыми, то регулярное медицинское обследование не будет вменяться в обязанность их руководителям.

Возможен и другой сценарий развития событий. В октябре 2015 года в Госдуму был внесен законопроект, который может обязать работодателя отпускать любого сотрудника на диспансеризацию каждые три года. При этом за отсутствующим специалистом сохранится и должность, и рабочее место, и зарплата.

Если закон вступит в силу, то проходить медосмотр смогут не только отдельные категории сотрудников, но и все желающие на очень привлекательных условиях.

Сегодня уже не обсуждается, обязателен ли медосмотр для офисных сотрудников. А вот получат ли подобные привилегии те, кто сейчас находится «за бортом» утвержденного списка и из чьего кармана будут оплачиваться осмотры, покажет время.

Если рабочим инструментом сотрудника является компьютер, работодатель обязан раз в два года оправлять его к неврологу и офтальмологу. Оплачивать такие визиты к специалистам и проводимые исследования предприниматель должен за свой счет. Иначе его компанию закроют срок до 90 суток.

Предприниматели, сотрудники которых более половины рабочего времени проводят за компьютерами, обязаны отправлять их на предварительные и периодические медицинские осмотры. На этом настаивает Министерство труда в недавно обнародованном Письме от 18.08.15 № 15-1/ООГ-4397 . Ведомство ссылается на и Приказ Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 N 302н. В них уточняется, что работодатель обязан обеспечивать прохождение медосмотров работниками, занятыми на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. При этом согласно утвержденному перечню вредных (опасных) факторов, к таковым относятся: производственный шум, пониженная температура воздуха, световая среда, электромагнитное поле широкополосного спектра частот от ПЭВМ и пр. При наличии таких факторов обязательные медосмотры проводятся независимо от результатов оценки условий труда. Поскольку ввод информации, ее считывание, а также работа в режиме диалога напрямую связана с использованием ПЭВМ, Минтруд настаивает, чтобы офисные работники проходили обязательные периодические и предварительные медицинские осмотры. При этом уточняется, что это правило действует в том случае, если работник проводит за компьютером не менее половины своего рабочего времени. Согласно тому же приказу № 302н, а также нормам Трудового кодекса, работодатели должны проводить медицинские осмотры за свой счет. В частности, для работников, рабочим инструментом которых является компьютер, раз в 2 года необходимо организовывать консультации невролога и офтальмолога. Помимо общих осмотров рекомендуется проводить исследования на остроту зрения, цветоощущение, объем аккомодации и пр. Чиновники также считают, что лица, у которых выявлена осложненная катаракта, заболевания сетчатки глаз или расстройства вегетативной нервной системы, должны быть отстранены от работы, связанной с длительным контактом с компьютерами. Впрочем, как сказано в самом разъяснении, сейчас в Министерстве здравоохранения работают над актуализацией приказа в связи с оспариванием некоторых его норм и выявлением избыточных требований для предпринимателей. Возможно, в новой версии документа будет учтено, что большинство современных персональных компьютеров, особенно с ЖК-мониторами, уже менее опасны. Не исключено, что это повлияет на требования государства по периодичности проведения медосмотров или даже отменит их в принципе для офисных работников, где условия труда в рамках рабочих мест считаются приемлемыми или оптимальными. Пока же предпринимателям, которые не будут подчиняться требованиям приказа № 302н и нормам Трудового кодекса РФ, грозит административная ответственность по статье 5.27.1 КоАП РФ . Для юридических лиц штрафы за отказ организовывать и оплачивать медосмотры достигают 130 тысяч рублей, а для ИП – 25 тысяч рублей. При повторном нарушении инспекторы труда могут либо наложить штраф до 200 тысяч рублей (40 тысяч – для ИП), либо приостановить деятельность компании на срок до 90 суток.

Как сообщил Роструд, если сотрудник работает за компьютером не полный рабочий день, то ему не надо проходить медосмотр

31.05.2017

Многие компании сталкивались с тем, что надо направлять своих сотрудников на медицинский осмотр. Но в адрес Роструда поступил вопрос, который касается работников офисных помещений. Как мы знаем, сейчас в офисах в основном все сотрудники трудятся за персональными компьютерами. Насколько это вредно и обязан ли работодатель направить своего работника на медосмотр?

Обратимся к , в котором сообщается, что при наличии результатов СОУТ или действующих результатов аттестации рабочих мест по условиям труда, подтверждающих оптимальные или допустимые условия труда на рабочем месте, у работодателя не возникает обязанности направить работника для прохождения обязательного предварительного и периодического медицинского осмотра, если сотрудник трудится за компьютером 50% от всего рабочего времени в течение дня.

Как доказать факт того, что работник занят на рабочем месте только половину рабочего времени? Посмотрите должностные обязанности вашего работника. Если по должностной инструкции идут обязанности по работе только за персональным компьютером, тогда медицинский осмотр необходим. А вот если у вас в должностной инструкции, например, для бухгалтера, указано, что в течение рабочего дня человек работает с бумажными документами, отправляет почту для компании (выезжает за пределы офиса), работает за компьютером, то в таком случае мы видим, что сотрудник не “сидит безвылазно у персонального компьютера”. В такой ситуации медосмотр не обязателен.

Многие работники любой компании проводят немало времени за компьютером: бухгалтеры, секретари, кадровики, системные администраторы. Работодатели задаются вопросом, положен ли медосмотр таким сотрудникам, и если так, то как часто? Выясним это вместе, а заодно разберемся, какими документами подтвердить время работы сотрудников за компьютером, если в компанию пришла трудинспекция.

Все офисные работники, которые трудятся за компьютером 50% рабочего времени и больше, должны проходить обязательные медосмотры за счет работодателя (пункт 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03). При этом не имеет значения, занят работник полный рабочий день или нет. Важен только факт работы за компьютером не менее 50% рабочего времени.

Кто и когда проходит медосмотр

На время прохождения медосмотров и освидетельствований за работниками сохраняются место работы (должность) и средний заработок (ст. 185 ТК РФ). Периодичность медосмотров - один раз в два года у невролога и офтальмолога, а работникам моложе 21 года проходить медосмотр нужно ежегодно (ч. 1 ст. 213 ТК РФ). Возможна, что в населенном пункте, где расположена компания, в медицинской организации нет офтальмолога и невролога, или же медучреждение не имеет лицензии на проведение периодических медосмотров. Тогда компания вправе командировать работников на периодический медицинский осмотр в другой населенный пункт.
Важно

Медосмотры должны проводиться вне зависимости от результатов специальной оценки условий труда, даже, если условия труда признаны допустимыми. Это позиция регулятора - например, письма Минтруда России от 21.03.2014 № 15-2/ООГ-242, от 18.08.2015 № 15-1/ООГ-4397). Такое мнение разделяют и судьи, например, в Определении ВС РФ от 24.09.2015 № 302-КГ15-11278 по делу № А33-3164/2014.

Нельзя допускать работника к исполнению трудовых обязанностей без прохождения обязательного медосмотра. В противном случае должностные лица и индивидуальный предприниматель могут быть оштрафованы на сумму от 15 000 до 25 000 руб., юридическое лицо - от 110 000 до 130 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ). За повторное аналогичное правонарушение административное наказание ужесточается (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Ситуация 1

Грибов Н.Н. работает в организации одновременно по основному месту работы и как внутренний совместитель. На основном месте работы работник занят восемь часов в день, по совместительству - два часа. За компьютером Грибов Н.Н. работает три с половиной часа в день на основном месте работы, час в день - по совместительству. Обязан ли работник проходить периодические медицинские осмотры, учитывая, что в итоге за компьютером он проводит четыре с половиной часа в день?

Если на основном месте работы Грибов Н.Н. проводит за компьютером три с половиной часа в день из восьми рабочих часов, то проходить обязательные периодические медицинские осмотры он не должен. Время работы за компьютером не превышает 50% рабочего времени. Однако как совместитель Грибов работает за компьютером час в день из двух отведенных часов. Поскольку время работы за компьютером составляет 50% от общего времени работы по совместительству, то работник должен проходить обязательные периодические медицинские осмотры.

Если работник не прошел медосмотр

Работников, не прошедших обязательный медосмотр, работодатель не вправе допускать к исполнению трудовых обязанностей (ст. 76 ТК РФ). В период отстранения от работы заработная плата работнику не начисляется. Исключение делается для случая, когда работник не виноват в том, что медосмотр не пройден. Документом, который подтверждает, что работник не прошел обязательный медицинский осмотр, может быть:
  • листок нетрудоспособности, выданный в период проведения осмотра;
  • информация из медицинского учреждения о неявке работника на осмотр, оформленная документально;
  • объяснительная записка работника;
  • письменный отказ работника от прохождения осмотра;
  • акт об отказе работника пройти медосмотр, составленный работодателем.
Отстранение работника от работы в связи с тем, что не пройден медосмотр, оформляется приказом. Его форма законодательно не установлена, поэтому работодатель вправе разработать документ самостоятельно. В любом случае в таком приказе нужно указать:
  • фамилию, имя, отчество работника, его должность;
  • основание отстранения, которое предусмотрено федеральным законом или нормативным правовым актом (ч. 1 ст. 76 ТК РФ);
  • срок отстранения;
  • обстоятельства, которые свидетельствуют о наличии или отсутствии вины работника в том, что не пройден медосмотра- это важно для оплаты (или неоплаты) периода отстранения;
  • условия оплаты в период отстранения от работы;
  • перечень документов, которые подтверждают, что медосмотр не пройден.
С приказом работника нужно ознакомить под подпись, а при отказе подписать его - составить акт.

Ситуация 2

Работодатель издал приказ об отстранении работника от работы. Работник не согласился с этим и подал в суд. Судьи изучили документы, послужившие основанием для издания приказа: акт об отказе работника пройти медосмотр и сообщение медицинского учреждения о неявке работника на осмотр. После этого суд признал, что приказ об отстранении работника от работы был издан правомерно (Определение Московского городского суда от 20.12.2011 по делу № 33-39156).

Если работник не прошел обязательный медицинский осмотр по своей вине, то работодатель может применить к нему дисциплинарное взыскание (подп. «в» п. 35 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Важно

При отстранении от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медосмотр, нужноне ошибиться при оформлении табеля учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-12 или № Т-13). В табеле фиксируется период, фактически отработанный работником до момента издания приказа об отстранении. Время отстранения отмечается в табеле проставлением буквенного (НБ) или цифрового (35) кода (отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством).

Как определить продолжительность работы за компьютером

На случай спора с контролерами работодателю следует зафиксировать время работы сотрудника за компьютером в документах, например, в таких:
  • должностные инструкции;
  • графики встреч, совещаний и командировок работников;
  • электронные журналы, фиксирующие технические параметры работы с компьютером;
  • показания свидетелей (включая руководителей работников);
  • листы учета рабочего времени.
Подтвердить время работы за компьютером можно хронометражными наблюдениями. При этом законодательство не регламентирует порядок проведения таких наблюдений. Значит, работодатель может самостоятельно разработать порядок хронометража и закрепить его в локальном нормативном акте. Там же регламентируются способы и средства фиксации, порядок отражения результатов наблюдений. Отдельным приказом необходимо назначить ответственных за хронометраж лиц.

В приказе (или любом локальном акте организации) можно установить время работы за компьютером. Оформляется такой приказ в произвольной форме. Переиздавать приказ ежегодно не нужно, конечно, если не произошло никаких существенных изменений (например, после спецоценки).

Важно

Отнеситесь серьезно к фиксации на бумаге времени работы сотрудника за компьютером и вне его. Документы (приказы, локальные нормативные акты) помогут исключить возможные споры с трудовой инспекцией и обосновать, например, почему того или иного сотрудника не отправили проходить медосмотр. Если документов не будет, то проверяющие могут решить, что все офисные сотрудники трудятся за компьютером весь рабочий день. И оштрафовать организацию за нарушение трудового законодательства.

Организация обязательных медосмотров

Напомним, порядок направления на обязательные периодические медицинские осмотры и порядок их проведения утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н (далее - Порядок).

В пункте 4 Порядка сказано, что проводить медицинский осмотр может только организация, имеющая право на проведение предварительного медицинского осмотра. В такой организации должна быть создана постоянная комиссия, в состав которой входят врачи, прошедшие специальное повышение квалификации (п. 5 Порядка). Работник проходит периодический медицинский осмотр по направлению, выданному работодателем, а в направлении указывается медицинское учреждение, в котором необходимо это сделать (пункты 24 и 8 Порядка). С медицинской организацией работодатель заключает договор.

Алгоритм действий работодателя

Шаг 1 . Cоставить и утвердить поименные списки работников с указанием их профессий (должностей) и вредных производственных факторов (пункты 19 и 20 Порядка).

Шаг 2 . Направить списки работников в медицинскую организацию не позднее чем за два месяца до даты начала проведения периодического осмотра (п. 23 Порядка).

Шаг 3. Ознакомить работников с календарным планом проведения периодического осмотра не позднее чем за 10 дней до даты его начала (п. 26 Порядка).

Шаг 4. Вручить работнику под роспись направление на периодический осмотр (п. 24 Порядка).

Шаг 5. Организовать учет выданных работникам направлений (п. 8 Порядка).

Итак, работник получает под роспись направление на периодический осмотр (п. 24 Порядка), проходит его. По результатам медицинская организация оформляет заключение в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в его медицинской карте (пункты 12 и 31 Порядка). Не позднее чем через 30 дней после медосмотра медицинская организация составляет заключительный акт в четырех экземплярах, один из которых в течение пяти рабочих дней направляет работодателю (п. п. 42 и 45 Порядка).